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玲珑小丫的博客

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【转载】【电脑*知识】Excel打印知识集萃  

2014-09-21 18:48:02|  分类: 电脑知识 |  标签: |举报 |字号 订阅

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本文转载自佳人有约【飞飞】《【电脑*知识】Excel打印知识集萃》

 

Excel工作表打印之前应该先预览,打印预览它可以看到普通视图中看不到的内容,避免失误、提高打印质量,而且可以快速更改许多打印设置。当预览过以后页边距会以虚线的形式显示出来,方便调整。小编以Excel 2003为例,介绍Excel文件打印设置的一般方法,其目的是增强文件的可读性。

  1. 建立页眉和页脚

  工作表的页眉和页脚包含了许多有用信息,例如报表的页码或工作表标题等等,用户只需单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,打开“页面设置”对话框的 “页眉/页脚”选项卡。如果需要使用内置的页眉和页脚,就要打开“页眉”或“页脚”下拉列表,从中选择“第1页”、“第1页,共?页”之类的内容。如果需要自行建立自己的页眉和页脚,可以单击“自定义页眉”或“自定义页脚”打开对话框。两者的布局和功能是完全相同的,其中间排列着十个按钮。最左边的按钮用来设置文本的字体格式,最右边的按钮用来设置图片的大小等格式,中间从左到右的八个按钮可以插入页码、日期、时间等内容。

  2. 让每一页都打印出标题行

  一个由多页组成的表格,通常需要在每一页上都打印出标题行:执行“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,单击“工作表”标签,在“顶端标题行”后面的方框中输入::(这里假定第2和第3行为标题行,$符号在英文状态下,用Shift+4组合键输入),确定退出,再打印时,系统会自动为每一页加上标题行。如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域,就可以为每一页添加上列标题。

  3. 使所有数据可见

  如果某一单元格中的文本或数字超出了列宽,那么打印出来的文本将被截断,打印出来的数字则会显示为“######”。为此,打印之前必须确保工作表中的所有数据可见。如果发现了某一列的宽度不够,只需将光标放到该列列标右侧的边线处,待光标变成双向光标后双击边线,即可自动增加列宽以适应数据的长度。也可以单击“格式”菜单中的“单元格”命令。打开“单元格”对话框的“对齐”选项卡,选中“文本控制”下的“自动换行”,即可使数据自动换行以适应列宽。

  4. 使用容易查看的格式

  国内的各种报表习惯设置网格线,我们可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡,选中“打印”下的“网格线”即可。也可以选中需要设置网格线的所有单元格,单击Excel“格式”工具栏中的“边框”下拉按钮,打开对话框从中选择需要的边框样式。另外,屏幕显示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格边框设置为彩色,但是使用黑白打印机进行报表打印,最好使用对比度较高的颜色,否则打印出来的内容就不够清晰。另外,也可以打开 “页面设置”对话框的“工作表”选项卡,选中“打印”下的“单色打印”,从而提高彩色打印的清晰度。

  5. 使报表居中

  如果使用的打印纸能够容纳整个报表,就可以设置水平居中或垂直居中。前者可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡,选中“居中方式”下的“水平”复选项,后者可以选中“居中方式”下的“垂直”复选项。两者同时选中时,报表会在纸张上同时使用水平居中和垂直居中。

  6. 调整报表四周的空间

  Excel报表的四周包括页边距和上、下的页眉、页脚六个部分。如果我们需要改变页边距或页眉和页脚,可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡,改变其中上、下、左、右和“页眉”、“页脚’的数值。也可以单击Excel工具栏中的“打印预览”按钮,打开预览窗口单击“页边距”按钮,显示页面的页边距的尺寸柄,根据需要拖动至需要的宽度为止。

  7.打印不连续的单元格(区域)

  如果仅仅需要将一些不连续的单元格(区域)中的内容打印出来,那么在按住Ctrl键的同时,用鼠标左键单击需要打印的单元格(区域),选中多个不连续的单元格(区域,如A2.B2:C8.D10……),然后选择“文件”→“打印”,打开“打印内容”对话框,选中“打印内容”下面的“选定区域”选项,按下“确定”按钮就行了。此时,系统将选中的每一个不连续单元格(区域)分开,打印在不同页面上(即A2打印在一张纸上,B2:C8打印在另一张纸上……)。如果需要经常打印固定的不连续行、列,可以在上述隐藏设置完成后,执行“视图”→“视面管理器”,打开“视面管理器”对话框,按其中的“添加” 按钮,在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称(如“打印”等),确定退出。以后需要打印时,再打开“视面管理器”对话框,选中 “打印”视图项,按“显示”按钮,即可显示出设置好的打印页面,执行打印操作就可以了。

  8.打印不连续的行(或列)

  有时,需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来,可以在按住Ctrl键的同时,用鼠标左键单击行(列)标,选中不需要打印出来的多个不连续的行(列),右击鼠标,选“隐藏”选项,将其隐藏起来,然后再执行打印操作就可以了。

  9.将公式打印出来

  如果要将单元格中的公式打印出来,则执行“工具”→“选项”,在“视图”标签中,选中“公式”选项,确定退出。此时,工作表中含有公式的单元格,不是显示公式的运算结果,而是显示出具体公式,执行打印操作,即可将公式打印出来。

  10.一次打印多个工作表

  在按住Shift(或Ctrl)键的同时,用鼠标在需要打印的工作表名称上单击,即可选中多个连续(或不连续)的工作表,进行正常的打印操作,即可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容”对话框中,选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项,再确定打印,即可一次性将整个工作簿中所有工作表打印出来。

  11.使工作表适应页宽

  如果打印预览时发现工作表的宽度超过了页面,可以尝试以下方法使工作表适应页宽:一是将打印方向更改为“横向”。二是缩小工作表的大小以适应页面。方式仍然是打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡,选中“缩放”下的“调整为”,并在“页宽”框内输入“1”。确定后即可预览页面以观察字体大小是否合适了。三是减小页边距以及页眉(页脚)的宽度。我们可以按上面介绍的方法打开“打印预览”窗口,单击其中的“页边距”按钮显示页边距的尺寸柄,根据需要将其拖到所需的宽度即可。四是隐藏报表中某些不需要打印的列。我们只需选中这些列,单击“格式→列”子菜单下的“隐藏”命令。报表中的其他列就会占用被隐藏列的位置,从而使原本不能打印的内容能够打印出来。此后,只要单击“格式→列”子菜单下的“取消隐藏”命令,就可以显示被隐藏的列。

  12.打印范围的快速选定

  打印范围的选定:光标停留在需要打印范围的左上角,先Ctrl+Shift+→,再Ctrl+Shift+↓,需要调整则用Shift+↓和→来增加没有文字区域的行或列。

  宽度超宽的Excel文档的打印设置,可能遇到需将左边两列设置为固定格式的情况,可以在页面设置中将顶端行和左边列同时设定,将文档定义为多页宽,一页高,就可以打印出漂亮的宽文档了。


 

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